Menyimpan sesuatu bagi seseorang yang apik dan teliti tentunya merupakan pekerjaan yang sangat mudah. Tetapi, hal tersebut menjadi sulit ketika dialami oleh seorang yang ceroboh dan pelupa seperti saya. Jujur saja, saya termasuk orang yang ceroboh dan pelupa.
Ketika sedang merapikan sesuatu, sewajarnya saya akan meletakkan barang-barang di suatu tempat yang menurut saya bakal mudah diingat. Tetapi, keseringannya, ketika saya hendak menggunakan barang-barang tersebut, saya lupa di mana menaruhnya..Ha..ha..*itu saking rapi atau pelupa, sih?*..:-D
Dan, itu saya alami ketika saya bekerja dahulu. Penyimpanan dokumen merupakan tugas keseharian saya waktu itu. Bayangkan saja orang ceroboh dan pelupa ini sehari-harinya berhubungan dengan penyimpanan dokumen. 😀
Sebisa mungkin, karena menyadari diri sendiri sebagai seorang pelupa dan ceroboh, saya menggunakan berbagai cara supaya ketika Pak Bos meminta suatu dokumen, saya dapat dengan sigap dan segera menyerahkannya. Karena, kebiasaan saya, bukan cuma dokumen berbentuk hard copy saja yang saya lupa; yang soft copy juga, saya kadang lupa menaruh foldernya di mana?..Ha..ha.. Tapi, untunglah, sifat ceroboh dan pelupa saya berkurang karena saya lebih berhati-hati. Meski, tetap saja, sekali dua masih kebingungan karena lupa menaruh dokumennya di mana?..
Yup, itu sekilas tentang saya dahulu. Fyi, sifat ceroboh saya lambat laun berkurang. *padahal gada yang nanya*..Ha..ha..
Dokumen yang semakin lama semakin menumpuk memang kadang menjadi persoalan. Berbeda dengan media dokumen yang semakin baik, tempat penyimpanan dokumen sendiri masih tampak ketinggalan. Belum muncul gagasan yang secara sengaja menyimpan dokumen pada tempat khusus untuk kepentingan referensi atau kepentingan lainnya.
Tapi, mongomong, penyimpanan dokumen atau arsip itu awalnya darimana, sih? Di Intisari, edisi Januari 2005, ternyata mengulas tentang asal usul penyimpanan arsip.
Kebutuhan untuk menyimpan arsip semakin nyata setelah abad ke 16. Saat itu, penyimpanan arsip masih menyatu dengan perpustakaan. Bahkan masih mengklasifikasi sistem desimal. Tetapi, dengan meningkatnya volume dan informasi yang terkandung dalam arsip, membuat sistem desimal sulit untuk diterapkan. Akhirnya disusunlah sisitem klasifikasi arsip tersendiri yang sesuai dengan tugas dan fungsi setiap organisasi.
empat penyimpanan arsip (central filing) dalam suatu organisasi diketahu pertama muncul sekitar tahun 1919. Sejak itu, di berbagai organisasi pemerintah atau swasta mulai menyelenggarakan tempat penyimpanan arsipnya (records center), terutama di negara-negara maju.
Tapi, keberadaan records center ini terbilang terlambat jika dibandingkan dengan dengan berdirinya lembaga kearsipan (Arsip Negara/Arsip Nasional) untuk menampung dan menyimpan arsip statis (arsip yang sudah tidak digunakan oleh suatu oraganisasi, tapi masih berfungsi sebagai sumber sejarah dan penelitian). Arsip Nasional pertama didirikan di Perancis pada tahun 1789 dan di Inggris pada tahun 1838. Sementara, di Indonesia sendiri secara resmi memiliki Arsip Nasional pada tahun 1925, di zaman Hindia-Belanda.
Keberadaan arsip dan jenis dokumen lainnya, meski kini telah diupayakan keselamatannya secara optimal, tak jarang banyak yang rsak ataupun musnah sama sekali. Hal itu bisa dikarenakan oleh bencana alam ataupun oleh ulah manusia sendiri.
Banjir yang terjaid di Florence pada tahun 1966 menghancurkan 2 juta naskah. Gempa bumi di Meksiko pada tahun 1985 menghancurkan arsip yang berada di Arsip Nasional Meksiko. Sementara, kebakaran di Los Angeles memusnahkan sekitar 1. 250. 000 bahan pustaka. Dan, di St. Pietersburg sebanyak 300.000 buku koleksi Perpustakaan Akademi Ilmu Pengetahuan dilalap si jago merah.
Menghadapi ancaman seperti itu, badan-badan internasional seperti UNESCO dan International Council on Archieves (ICA) telah memberikan berbagai petunjuk tentang bagaimana cara melindungi arsip dari berbagai bencana, entah bencana alam, perang, sabotase, atau peristiwa lainnya. Meski tidak menjamin selamat 100%, setidaknya bisa mengurangi dampak kemusnahan dokumen.
Pihak UNESCO juga menyarankan untuk memanfaatkan teknologi penyimpanan sebagai salah satu cara untuk mengatasi hilangnya atau musnahnya dokumen asli. Dokumen yang penting direkam pada sarana penyimpanan elektronik itu dan disimpan di tempat penyimpanan tahan api dan air.
Yup, seperti itu ternyata asal usul arsip, tuh. Kesimpulannya : yang asli harus diselamatkan. Seperti rasaku kepadamu ini, lho!..*halahhhh..jadi ngelantur..mohon abaikan!*
^_^
