Merekrut karyawan lulusan baru atau fresh graduate merupakan salah satu cara dari perusahaan untuk melakukan regenerasi dari organisasi mereka, sekaligus membawa kesegaran dalam sebuah organisasi.
Biasanya mereka yang baru saja menyelesaikan pendidikannya memiliki semangat untuk bisa bergabung dalam sebuah institusi dan mengaplikasikan berbagai teori dan pengetahuan yang didapatnya di bangku sekolah.
Kemauan mengerjakan apapun merupakan salah satu ciri dari mayoritas mereka yang baru lulus sekolah.
Meskipun demikian, salah satu masalah yang kerap ditemui saat menerima seorang karyawan fresh graduate adalah pengalaman. Mayoritas dari mereka belum pernah bergabung dalam sebuah organisasi dan belum terbiasa mandiri.
Oleh karena itu, biasanya perusahaan akan menugaskan satu dua orang untuk membimbing para karyawan lulusan baru tersebut.
Nah, bila Anda yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, ada beberapa tips penting yang bisa membantu agar pada akhir si pegawai baru tadi bisa beradaptasi dengan baik.
Tujuan akhirnya tentu saja agar si orang baru itu bisa bekerja dengan baik, efisien, dan menjadi anggota tim.
1> Perkenalkan kepada anggota tim yang lain
Pada hari pertama, hal paling penting adalah memperkenalkan si karyawan baru tadi kepada anggota tim yang lain.
Dalam perusahaan yang besar, perkenalan tidak perlu dilakukan kepada semua orang karena perlahan tapi pasti ia akan melakukannya. Cukup pada anggoa tim dimana ia akan menjadi anggotanya dan orang-orang yang nanti akan berhubungan dengan pekerjaannya.
Jelaskan kepadanya “fungsi” atau job description masing-masing.
Hal ini terlihat remeh, tetapi sebenarnya penting bagi proses adaptasi si pegawai baru. Juga, sangat krusial untuk membuatnya mengerti penjelasan alur kerja dan siapa penanggungjawabnya.
2> Jelaskan peraturan/tradisi perusahaan
Pada saat wawancara, sepintas biasanya sudah akan dijelaskan kepada si karyawan lulusan baru ini tentang peraturan perusahaan, terutama terkait dengannya.
Meskipun demikian, lakukan sekali lagi (tidak perlu sekaligus) dan lengkap terkait apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan.
Bagaimanapun, seorang lulusan baru yang belum pernah kerja sama sekali terkadang tidak memiliki gambaran interaksi dalam sebuah organisasi. Jadi, tugas Anda sebagai pembimbingnya memastikan ia mengetahui tentang hal ini.
Bukan hanya peraturan saja, tetapi juga tradisi perusahaan, seperti mengucapkan selamat pagi kepada atasan saat datang atau selamat sore saat pamit pulang.
Hal-hal kecil ini akan membiasakannya menjadi anggota tim..
3> Luangkan waktu menjelaskan alur kerja
Setiap institusi/perusahaan/organisasi memiliki mekanisme yang berbeda-beda. Pemahaman tentang hal ini juga sangat krusial untuk memastikan sistem yang ada berjalan dengan baik.
Seorang karyawan fresh graduate yang sama sekali buta tentang hal ini bisa menjadi titik lemah bagi sistem. Banyak kesalahan yang bisa ditimbulkannya dan membawa akibat kurang baik.
Sebagai pembimbing, tugas Anda adalah menjelaskan tentang
- alur kerja : siapa harus melapor kepada siapa, siapa yang akan memakai “hasil pekerjaan” dari si karyawan baru
- prosedur : formulir apa yang harus diisi dan kemudian siapa yang harus mengotorisasi
- wewenang : sampai sejauh mana batasan yang diberikan pada pekerjaan yang akan dilakukan si karyawan baru
- pengarsipan : dimana harus menyimpan data dan dokumen karena sangat mungkin akan dipergunakan oleh bagian lain
Mengingat materinya pasti akan banyak sekali, menjelaskan alur kerja pada seorang karyawan lulusan baru, sebaiknya dilakukan secara bertahap dan berkala. Jangan disampaikan sekaligus karena justru menjadi tidak efektif sama sekali.
Luangkan waktu secara rutin untuk memberikan penjelasan kepadanya sampai ia mendapatkan pemahaman yang jelas tentang alur kerja/prosedur.
4> Libatkan dalam pekerjaan nyata secara bertahap
Sebagai seorang karyawan, meski baru bergabung, si fresh graduate harus mulai “menghasilkan”.
Tentunya, bukan hal-hal yang berat karena ia masih dalam tahap belajar dan adaptasi.
Serahkan tugas-tugas ringan, seperti pengarsipan, kepadanya untuk dilaksanakan. Juga hal-hal bersifat administrasi yang menurut Anda bisa dilaksanakan.
Dari pekerjaan-pekerjaan ringan ini biasanya akan bisa terlihat apakah ia memahami apa yang sudah dijelaskan. Hal ini juga bisa menjadi cara untuk mengulang penjelasan alur kerja dalam bentuk praktek secara langsung.
Tahap ini juga akan membantu Anda memahami karakter dan cara kerja si karyawan baru.
Begitu dirasa ia mampu, tambahkan tugas dengan yang berbeda dan lebih berat agar perlahan-lahan ia terbiasa dengan beban kerja yang dihadapinya.
Jangan biarkan seorang karyawan baru, terutama yang fresh graduate duduk bengong. Kondisi seperti ini tidak akan membantu perkembangannya.
5> Koreksi kesalahan
Jangankan seorang karyawan lulusan baru yang nir pengalaman pegawai lama saja masih akan melakukan kesalahan.
Bila Anda melihatnya melakukan kesalahan. Langsung lakukan koreksi dan jelaskan dimana letak kesalahannya.
Minta ia untuk mengerjakan ulang dan periksa kembali hasil pekerjaannya. Lakukan sampai hasilnya sempurna dan sesuai dengan prosedur yang ada.
Jangan ditunda karena seringkali justru akan ada kesalahan yang terlewatkan dan bisa menjadi kebiasaan baginya.
Lakukan koreksi dengan cara yang bisa diterima karena Anda berperan sebagai pembimbing.
6> Lakukan evaluasi
Setelah beberapa lama bekerja, sempatkan untuk menemuinya untuk melakukan evaluasi.
Jelaskan dalam hal ini penilaian Anda tentang kinerjanya selama periode tersebut. Berikan kritik membangun dan saran-saran untuk perbaikan di masa depan.
Bentuknya sebaiknya berupa diskusi dimana ia pun bisa mengemukakan pendapat tentang dirinya. Setelah Anda menyampaikan penilaian, minta si karyawan lulusan baru itu untuk mengkonfirmasi atau membantah.
Berikan pemahaman dan kaitkan dengan prosedur dan apa yang dikehendaki perusahaan dari dirinya.
Evaluasi seperti ini akan membantu mempercepat perkembangan si fresh graduate.
7> Transfer ilmu yang Anda miliki
Anda dipilih menjadi pembimbing salah satunya karena dianggap mampu dan mumpuni dalam bidang yang akan dilakukan si karyawan lulusan baru tadi.
Jadi, lakukan yang seharusnya dilakukan, yaitu transfer ilmu dan pengetahuan.
Jelaskan padanya bagaimana menghadapi bos dan pelanggan. Trik-trik menghadapi keluhan pelanggan. Bagaimana berhadapan dengan bagian produksi.
Semua hal yang Anda ketahui dan kuasai tentang pekerjaan si karyawan baru tadi, sampaikan. Anda pun bisa memberi contoh tindakan bagaimana melakukan tugas tersebut dengan baik.
Tidak ada yang lebih baik daripada contoh dalam bentuk tindakan.
Jangan takut akan dilangkahi olehnya karena ketika si fresh graduate bisa bekerja dengan baik, maka penilaian atasan adalah semua karena jasa Anda.
8> Bimbing untuk memiliki manajemen waktu dan rencana kerja
Seorang karyawan baru dengan pengalaman nol biasanya belum memiliki sistem kerja yang mapan. Ditambah dengan situasi dan alur kerja yang masih belum dipahami sepenuhnya biasanya akan berujung pada kesulitan menentukan skala prioritas.
Masalah klasik yang selalu dialami oleh karyawan lulusan baru.
Semua terlihat penting baginya.
Bimbingan seorang pendamping yang lebih berpengalaman akan sangat membantu dalam menemukan solusinya.
Sang pembimbing bisa mengajarkan mana pekerjaan yang harus diidahulukan dan mana yang memiliki waktu lebih panjang.
Dengan begitu sang karyawan baru bisa membentuk sistem manajemen waktunya sendiri untuk menyesuaikan dengan ritme tim.
9> Dorong untuk berinisiatif dan mengeluarkan ide
Di masa dimana kompetisi dan persaingan luar biasa ketat seperti sekarang ini, ide dan inisiatif bisa menjadi pembeda.
Memiliki karyawan yang mampu memberikan terobosan atau ide-ide baru yang anti mainstream bisa menjadi aset tersendiri bagi sebuah perusahaan.
Kapasitas seperti itu biasanya ada pada karyawan fresh graduate. Mereka yang masih bersemangat dan belum terkontaminasi kebosanan akibat rutinitas tidak jarang akan membawa ide-ide dan terobosan yang bisa dimanfaatkan.
Sebagai pembimbing, Anda harus bisa memotivasi agar mereka mau dan merasa nyaman untuk menyampaikan ide dan mengeluarkan inisiatif. Beri ruang mereka untuk berbicara dan mengemukakan pendapat.
Bimbing mereka untuk bisa merealisasikan ide-ide tersebut.
Tentunya, dengan batasan koridor yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
10> Beri kepercayaan dan tanggung jawab
Sebagai pembimbing, tugas Anda pada akhirnya adalah melepas para karyawan lulusan baru itu pada waktu yang ditentukan.
Pada saat itu mereka dianggap mampu dan bisa mandiri melakukan pekerjaannya.
Oleh karena itu, saat berada dalam bimbingan Anda, beri kepercayaan kepadanya untuk melaksanakan tugas. Anda hanya perlu mengawasinya saja.
Selama itu pula, Anda harus bisa mnunjukkan bahwa ada tanggung jawab yang diembang bersama dengan kepercayaan tersebut.
Berikan ruang bagi mereka untuk melakukan tugasnya dengan caranya dan sistemnya. Selama tidak melanggar peraturan perusahaan, yang terpenting adalah target dan hasilnya.
Hanya saja, jika terjadi kesalahan dan kegagalan, Anda juga harus memperlihatkan bahwa itu akan menjadi tanggung jawab mereka.
—–
Membimbing seorang karyawan lulusan baru itu tricky alias agak rumit. Butuh kejelian dalam mengamati karakter dan kemudian mengarahkan mereka agar bisa berfungsi dengan baik.
Seorang pembimbing harus bisa menjadi guru, teman, atasan, dan rekan satu tim sekaligus. Ia harus bisa tegas, tetapi bukan menjatuhkan. Ia juga harus bisa memotivasi dan mendorong ke arah perbaikan.
Sebuah tugas yang biasa dilakukan seorang leader atau pemimpin atau manajer.
Baca juga :
Sangat bisa jadi ketika perusahaan memberikan Anda tugas sebagai untuk membimbing karyawan fresh graduate, sebenarnya perusahaan sedang menguji Anda juga.
Bisakah Anda memimpin bawahan?
Sebuah hal yang bisa mengarah pada promosi bagi diri Anda sendiri.
