Virtual Office atau dalam bahasa Indonesianya berarti kantor virtual adalah sebuah istilah yangpernah sempat menjadi bahan pembicaraan hangat di Jakarta. Pada tahun 2015 pemerintah saat itu pernah berniat melakukan penertiban karena maraknya kemunculan berbagai jasa yang menawarkan penyewaan kantor virtual ini.
Menurut catatan pada saat itu, banyak sekali, mencapai puluhan ribu, perusahaan yang memakai sistem ini terdaftar di Jakarta.
Tetapi, sebenarnya apa sih virtual office itu? Apakah benar bahwa kantor virtual ini secara fisik tidak ada dan hanya ada di internet? Kalau hanya ada di dunia maya, mengapa ada yang menyewakannya dan mengapa hendak ditertibkan?
Memang sulit untuk mengerti konsep bagi masyarakat umum yang tidak secara langsung berhubungan dengan hal ini.
Apa itu Virtual Office?
Sebelum memasuki wilayah definisi, mungkin ada sedikit ilustrasi yang bisa membantu mengerti apa itu virtual office sesungguhnya.
Bayangkan seperti ini :
Anda memiliki usaha rumahan berupa percetakan dengan karyawan Anda, istri, dan tetangga. Usaha ini tidak memiliki bentuk perusahaan, baik itu CV atau PT. Sekedar untuk mendapatkan uang sampingan saja.
Kemudian usaha ini ternyata berkembang pesat dan mendapatkan banyak order. Lalu, datang calon pembeli yang berasal dari badan pemerintah. Saat negosiasi order besar, ternyata Anda menemukan kalau salah satu persyaratan untuk mendapatkan order tersebut Anda harus memiliki perusahaan dan alamat yang jelas.
Sayangnya, kemudian Anda menemukan bahwa rumah yang selama ini dipergunakan sebagai tempat usaha, menurut peraturan tidak diizinkan untuk dipergunakan sebagai alamat perusahaan.
Bagaimana pemecahannya?
Untuk menyewa ruko, keuangan Anda belum sanggup. Justru, kalau order dari badan pemerintah ini didapatkan, barulah Anda bisa mempertimbangkan membeli kantor atau ruko. Anda juga merasa kalau memiliki kantor itu berarti membuat biaya operasi meningkat karena pastinya harus menyewa, mempekerjakan karyawan. Semua berujung pada bengkaknya biaya operasi.
Iya kalau order terus menerus, bagaimana kalau kemudian gagal dan tidak berlanjut. Bisa besar pasak daripada tiang.
Apa yang harus dilakukan?
Jawabannya :VIRTUAL OFFICE.
Mengapa demikian? Karena virtual office pada dasarnya bukan kantor virtual yang tidak ada wujudnya. Justru, bentuk dan alamatnya sangat jelas, sesuai yang diperlukan untuk pendirian sebuah perusahaan.
Tetapi, Anda tidak perlu menyewa atau mengelolanya sendiri ada pihak lain yang melakukannya dan untuk itu Anda harus membayar sewa. Saat membuat kontrak sewa dengan mereka, Anda akan mendapatkan alamat yang diperlukan bagi pendirian PT Anda. Bahkan, banyak jasa penyedia virtual office yang membuatkan paket yang memasukkan pendirian perusahaan di dalamnya.
Anda hanya perlu tahu beres. Bayar sewa sesuai kontrak dan selebihnya mereka yang menangani.
Bagaimana dengan tempat kerja dan produksi? Mungkin Anda akan bertanya dimana pekerjaan percetakan (seperti dalam ilustrasi) dilakukan.
Tidak masalah. Anda tidak perlu memindahkan apapun ke kantor virtual. Pengerjaan orderan tetap bisa dilakukan di tempat asalnya. Jika memang selama ini dilakukan di rumah,ya tetap disana.
Kantor yang Anda sewa hanya perlu dipakai ketika ada pertemuan dengan klien atau calon pembeli saja. Selebihnya, Anda bebas melakukan pekerjaan dimanapun, bahkan di kamar tidur Anda.
Tapi, kantor kan butuh seseorang untuk menjaga dan menerima telpon? Betul sekali, sebuah kantor pasti membutuhkan seseorang untuk menerima telpon masuk Kalau tidak, bisa hilang potensi orderan.
Itupun bukan masalah, karena biasanya penyedia jasa kantor virtual akan memasukkannya dalam paket atau tersedia paket terpisah untuk jasa resepsionis/penerima telpon. Siapapun yang menelpon ke alamat tersebut akan ditangani oleh mereka. Jadi, dengan kata lain Anda menyewa jasa resepsionis, tetapi tidak perlu berpikir harus membayar gajinya tiap bulan.
Banyak juga yang menawarkan paket agar telpon ke alamat perusahaan Anda akan bisa ditransfer ke nomor telpon yang Anda mau.
Isi kantor, seperti meja, kursi, dan sejenisnya? Tentu tidak mungkin sebuah kantor hanyalah ruang kosong melompong. Pastilah akan menimbulkan kecurigaan. Ini tidak perlu dipikirkan lagi karena saat menyewa disana juga termasuk mebel atau furnitur standar sesuai dengan yang dinegosiasikan.
Perusahaan Anda akan ada. Kantornya juga ada. Resepsionis juga ada. Tetapi, selain perusahaan, kantor dan resepsionisnya bukan berada di bawah kendali Anda. Fisik kantornya merupakan properti dari penyedia jasa sewa.
Bisa dikata Anda numpang alamat. Kos di sebuah tempat, cuma dalam bentuk perusahaan.
Nah, itulah ilustrasi dari apa itu Virtual Office.
Secara definisi virtual office adalah sebuah sebuah kantor yang fleksibel dimana pebisnis bisa menyewa alamat dan/atau ruang kantor dan berbagai jasa terkait dengan kebutuhan kantor, mulai dari resepsionis hingga peralatan kantor tanpa sang pebisnis perlu memiliki atau menyewanya.
Kantor itu sudah tersedia lengkap dan bisa dipakai sesuai dengan kesepakatan untuk dipergunakan.
Mengapa Virtual Office atau Kantor Virtual Menguntungkan Bagi Usaha Rintisan?
Usaha rintisan atau start-up bisa dikata pemula dalam dunia bisnis. Biasanya dibangun dari nol dan secara perlahan. Oleh karena itu, seringnya mereka tidak memiliki modal dan dana berlebih untuk memiliki dan mengurus sebuah kantor.
Tetapi, usaha jenis ini tetap butuh sebuah kantor resmi untuk bisa berkembang.
Disanalah peran virtual office bagi usaha-usaha jenis ini. Perusahaan-perusahaan ini akan mendapatkan keuntungan berupa :
1. Alamat Kantor
Penting karena alamat virtual office bisa dipergunakan untuk mendirikan perusahaan. Dengan menyewanya, maka sang pebisnis bisa mendaftarkan perusahaannya.
Inilah inti dari virtual office. Alamat untuk perusahaan.
2. Kredibilitas
Tentunya, dengan memiliki kantor yang bisa dipergunakan untuk meeting dengan calon pelanggan atau pembeli, hal itu akan menaikkan kredibiltas usaha yang dijalankan si pebisnis.
Hal ini tidak bisa dilakukan kalau sang klien harus bertemu di rumah saja.
3. Biaya Sewa Lebih Kecil
Jika harus menyewa ruang kantor biasa, harga permeternya bisa luar biasa mahal. Seorang pebisnis rintisan, bisa cukup menyewa beberapa meter persegi saja dan tidak perlu menyewa tempat untuk karyawan karena beberapa kebutuhan awal kantor, seperti resepsionis akan ditangani penyedia jasa
4. Biaya Operasional
Tidak perlu mengeluarkan uang untuk membeli mebel dan furnitur. Tidak perlu mempekerjakan office boy untuk membersihkannya. Tidak perlu mendaftarkan sang office boy ke BPJS Ketenagakerjaan (karena ia merupakan karyawan dari penyedia jasa).
Jelas biaya operasional lebih kecil dibandingkan harus mengurusnya sendiri.
Anda bisa tetap bekerja darimanapun Anda mau. Mau di rumah, sambil bermain dengan anak. Bebas.
Itulah keuntungan dari penggunaan virtual office bagi usaha rintisan atau start-up. Mereka tidak terbebani dengan pengelolaan kantor yang ruwet dan mahal itu. Mereka bisa terfokus pada inti dari bisnisnya dan mencari pelanggan.
Sisanya akan dihandel oleh sang penyedia jasa.
Oleh karena itu, tidak heran kalau banyak sekali usaha pemula yang menggunakan jasa kantor virtual.
Nah, itulah sekedar gambaran tentang apa virtual office dan mengapa menguntungkan bagi sebuah usaha pemula.
