Penggunaan kantor virtual atau virtual office semakin hari semakin umum dimana-mana. Bukan hanya di Indonesia tetapi di berbagai belahan dunia lain, sistem/konsep kantor virtual ini semakin diminati oleh berbagai kalangan.
Keuntungan virtual office bukan lagi dilirik oleh perusahaan-perusahaan baru yang berusaha menghemat biaya operasional saja, tetapi juga banyak perusahaan yang bahkan sudah lama berdiri terarik memanfaatkannya.
Peminat yang terus bertambah menyebabkan timbulnya permintaan yang membesar juga. Pepatah “Ada gula ada semut” berlaku dalam dunia bisnis juga dan permintaan yang membesar, menarik minat banyak kalangan untuk berinvestasi dan menjadi penyedia jasa kantor virtual.
Sekarang mencari mereka tidak lah susah. Cukup dengan mengetikkan frase “kantor virtual” di kolom pencarian Google saja akan langsung keluar daftar perusahaan penyedia virtual office. Banyak sekali.
Hasilnya adalah pencari jasa menjadi agak bingung harus memilih layanan yang mana. Semuanya sepertinya sama, lagipula banyak orang berpikir toh nanti kerjanya dimana saja. Padahal, tidak selalu demikian.
Perlu adanya pertimbangan sebelum menggunakan jasa kantor virtual karena kebanyakan penyedia layanan biasanya menawarkan dalam paket-paket kecil yang bisa dikombinasikan satu dengan yang lain. Tentunya, setiap paket ada harganya dan berbeda-beda setipa kombinasi.
Sebaiknya beberapa hal ini diperhatikan sebelum memutuskan untuk memakai sebuah jasa layanan kantor virtual.
Hal Yang Harus Diperhatikan Sebelum Menggunakan Jasa Kantor Virtual / Virtual office
Sebelum melirik ke harga paket yang ditawarkan, coba mulai dari langkah yang paling sederhana, tetapi sebenarnya paling rumit.
1. Kebutuhan Anda
Yang satu ini yang paling harus diperhatikan dan ditemukan jawabannya. Tawaran dari pemasar pasti akan terdengar bagus dan menarik. Hal itu bisa membuat seseorang membeli sesuatu yang terkadang tidak dibutuhkan.
Jadi, pertanyakan dulu apa kebutuhan Anda. Apakah Anda hanya butuh alamatnya saja untuk mendaftarkan perusahaan? Ataukah, Anda ingin juga setidaknya seperti kantor dimana ada yang menerima telpon?
Pertanyakan juga, apa fungsi kantr virtual nantinya, apakah akan dipergunakan juga untuk melakukan pertemuan dengan klien?
Kesemua itu akan menentukan paket-paket virtual office mana yang cocok.
Dengan mengetahui kebutuhan Anda sendiri, tentunya bisa terhindar dari menyewa sesuatu yang pada akhirnya tidak dipergunakan. Kalau itu terjadi, biaya yang keluar akan lumayan besar dan mubair.
2. Alamat Yang Ditawarkan
Yap, memang Anda butuh alamat untuk perusahaan Anda. Semua alamat terlihat sama. Tetapi, sebenarnya tidak.
Jika alamat yang ditawarkan berada di sebuah pusat bisnis tentunya akan lebih bonafid dibandingkan yang ditawarkan di kawasan urban atau pinggiran. Memang terlihat sama, tetapi calon klien mungkin akan mempertimbangkan kesan pertama.
Jadi, Anda harus juga berpikir apakah alamat yang ditawarkan cukup representatif untuk nama, brand, dan bisnis Anda.
3. Lokasi
Kalau Anda hanya butuh alamat saja, memang hal ini bisa diabaikan. Tidak penting. Tetapi, kalau Anda menggunakan juga paket ruang meeting atau kantornya, hal ini harus diperhitungkan. Tidak berbeda dengan perkantoran lainnya.
Mudah diakses atau tidak. Ketersediaan angkutan umum banyak atau sedikit. Semua harus diperhitungkan.
Jangan sampai juga, klien yang hendak bertemu Anda harus terjebak dalam kemacetan yang panjang. Hal itu bisa sangat menjengkelkan.
4. Tempat Parkir
Lagi-lagi kalau Anda hanya butuh alamat atau telpon saja, hal ini bisa diabaikan. Sayangnya, kalau salah satu tujuan Anda memanfaatkan kantor virtual adalah bernegosiasi di ruang meeting dan bukan gerai Starbuck, hal ini jelas harus dijadikan sebagai bahan pertimbangan.
Tidak menyenangkan tentunya kalau klien mengeluh bahwa mereka sulit mendapatkan tempat parkir dan membuat pertemuan menjadi terhambat.
5. Ruangan dan Interior
Jika paket yang dipilih termasuk ruangan kantor, perhatikan apakah interior dan furniturenya cukup representatif atau perlu sedikit sentuhan Anda.
Jangan lupa, kantor virtual bukan istilah yang hanya berarti kantor di dunia maya, bentuknya bisa tetap ada tergantung kemauan Anda. Dalam hal ini, untuk menjaga brand atau bonafiditas perusahaan Anda, tata ruang dan interior harus dimasukkan dalam buku catatan untuk dipertimbangkan.
6. Harga Sewa Kantor Virtual
Banyak penyedia jasa menawarkan paket-paket yang harganya terdengar mencengangkan, seperti “Hanya 7.700/hari!”. Murah sekali kan? Lebih murah dari rumah kontrakan.
Tetapi, jangan langsung saja memesan dan membayar. Perhatikan dulu apa yang ditawarkan di dalamnya.
Apaah hanya berbentuk paket sewa alamat saja? Apakah sudah termasuk hal-hal lainnya?
Bandingkan antara penyedia jasa yang satu dengan yang lain. Mana yang lebih murah dan memberikan lebih baik.
7. Fasilitas Pendukung
Kalau Anda ingin menyewa paket kantr virtual yang bukan alamat saja, pertimbangkan juga berbagai fasilitas pendukung, seperti internet, telpon, jasa resepsionis.
Juga apakah ada biaya yang akan dibebankan kepada penyewa, seperti tagihan listrik, air, dan lain sebagainya.
Jangan sampai harga di paket murah, tetapi biaya tambahan lainnya besar. Ya percuma saja.
8. Surat Kontrak
Setelah Anda merasa semua OK dan sudah terjadi persetujuan dengan penyedia layanan, langkah akhirnya adalah memastikan semua tercantum dalam surat kontrat resmi. Baca kembali semua klausul yang ada dan jangan sampai terlewat.
Setelah itu barulah tandatangani.
Ribet yah?
Memang. Kebanyakan orang hanya berpikir bahwa virtual office atau kantor virtual bentuknya tidak ada alias hanya di dunia maya. Namanya memang menyebutkan demikian. Tetapi, sebenarnya, kantor virtual bisa sama saja bentuknya dengan kantor biasa. Bedanya hanya, kalau kantor biasa kita urus sendiri, kalau kantor virtual, penyedia jasa lah yang mengurusnya.
Kecuali tentunya, Anda hanya butuh layanan alamat dan jasa penerima telpon saja.
Selebihnya harus diperlakukan sama. Hal-hal yang harus dipertimbangkan saat memilih jasa kantor virtual hampir sama saat hendak menyewa kantor biasa.
Silakan pastikan semua diperhatikan agar keuntungan maksimal, yaitu pengurangan beban biaya bisa terwujud maksimal.
