Scanner adalah istilah yang mengacu pada sebuah perangkat elektronik yang sudah semakin umum dipergunakan manusia di zaman sekarang. Fungsinya adalah untuk merubah bentuk fisik sebuah dokumen berbentuk kertas menjadi sebuah file digital. Cara kerjanya tidak berbeda jauh dengan kamera digital, hanya perangkat ini memiliki lebih ditujukan untuk merekam dokumen kertas dan menjadikannya file digital yang bisa disimpan dalam berbagai perangkat digital, seperti komputer, Flash Disk, USB Drive, bahkan smartphone.
Dalam bahasa Indonesia scanner disebut dengan “pemindai”.
Mengingat fungsinya untuk merubah bentuk dokumen dari berupa kertas menjadi file digital, penggunaan scanner lebih sering ditemukan di perkantoran. Hal itu terjadi karena kantor adalah tempat dimana banyak sekali dokumen dan arsip.
Bagi sebuah kantor, penggunaan scanner bisa memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Hemat Ruang
Ruang kantor itu harus disewa dan artinya ada uang yang harus dikeluarkan. Nah, salah satu benda yang banyak memakan ruang di sebuah kantor adalah dokumen atau arsip. Tumpukan arsip dan dokumen akan terus meninggi dan menumpuk setiap harinya karena pekerjaan tidak akan ada selesainya.
Semakin banyak arsip berbentuk kertas yang ada di sebuah kantor maka semakin banyak ruang yang diperlukan untuk menyimpannya. Artinya semakin banyak pula biaya yang harus dikeluarkan.
Dengan memakai scanner, arsip-arsip itu bisa dirubah menjadi file digital yang bisa dengan mudah disimpan ke dalam hard disk komputer atau server. Tentunya, tidak akan memakan tempat yang banyak. Apalagi sebuah komputer di masa sekarang sudah memiliki ukuran hard disk yang sangat besar dan bisa menyimpan banyak sekali file digital.
Jadi, hemat ruang.
2. Hemat Biaya
Bukan hanya uang sewa ruangan yang bisa diselamatkan, tetapi juga beberapa jenis biaya lainnya. Bayangkan saja kalau harus mengirimkan kopi 100 lembar dokumen via kurir . Berapa biaya yang harus dikeluarkan?
Dengan adanya scanner dan dikombinasikan dengan e-mail, sebuah arsip berisi 100 lembar kertas, bisa dikirim bisa dikata tanpa mengeluarkan biaya sepeserpun. Cukup dengan memindai kertas-kertas itu dan kemudian mengirimkan via email, maka dokumen itu sudah sampai ke tujuan.
3. Hewat Waktu
Pengiriman dokumen via kurir akan memakan waktu 1-7 hari tergantung pada lokasi tujuan. Bandingkan saja dengan waktu yang diperlukan dengan mengirimkan file digital hasil scanning lewat email.
Hanya beberapa menit saja.
Belum lagi waktu yang dipergunakan untuk mencari arsip berupa kertas biasanya akan memakan waktu lumayan lama, tergantung dari tinggi atau tidaknya tumpukan dokumen dan juga tergantung pada sistem pengarsipan.
Dengan menyimpan file dalam bentuk digital, seorang pegawai hanya perlu mencari di hard disk atau tempat penyimpanan digital lainnya. Bahkan tanpa perlu harus beranjak dari meja kerjanya.
Jelas bagi sebuah kantor, scanner adalah benda yang sangat penting dan bisa dikata harus ada agar semua dapat beroperasi secara efisien.
Bagaimana dengan keluarga? Apakah perlu memiliki scanner?
Banyak yang bilang tidak. Tetapi rasanya sih scanner adalah benda yang sangat berguna bila tersedia di rumah.
Ambil saja contohnya saat hendak melamar kerja. Mayoritas perusahaan sekarang lebih suka menerima lamaran beserta foto , izasah dan CV via email karena hal itu bisa menghemat waktu dan mempercepat proses pemilihan kandidat. Mau tidak mau, dalam hal ini para pelamar harus mengirimkan file dalam bentuk digital.
Untuk foto tidak masalah ada kamera digital, tetapi bagaimana dengan ijasah? Sulit untuk mendapatkan file digital yang bagus kalau menggunakan kamera smartphone. Lagipula ukurannya biasanya besar. Adanya scanner akan mempermudah hal ini karena semua dokumen kertas bisa dengan segera diubah menjadi file PDF atau JPG dengan kualitas yang baik dan ukuran yang tidak seberapa besar.
Mengubah foto-foto lama yang dulu dibuat dengan kamera analog (memakai film) pun bisa dilakukan dengan mudah kalau ada scanner. Hal ini akan memastikan kenangan dari masa-masa lalu seseorang tidak akan hilang atau rusak dan akan tetap tersimpan dengan baik.
Melihat berbagai hal yang bisa dilakukan sebuah scanner, rasanya bisa dikata benda ini adalah sebuah benda yang sangat penting bagi kehidupan manusia di zaman internet seperti sekarang. Memang sih tidak sepopuler smartphone yang selalu dibawa kemana-mana, tetapi kemampuannya bisa membuat hidup manusia menjadi lebih mudah.
Harganya pun sudah sangat terjangkau. Hanya dengan beberapa lembar uang ratusan ribu rupiah saja, sebuah scanner sudah bisa didapat.
Jadi, sudahkah Anda memiliki scanner di rumah?
