Pernahkah Anda menghadapi situasi dimana atasan meminta laporan dari bulan tertentu padahal laporan tersebut adanya di salah satu spreadsheet yang merupakan bagian dari satu file Excel?
Kalau file itu dikirim secara keseluruhan, tentunya sang atas akan mempertanyakan karena ia hanya meminta laporan satu bulan saja dan bukan keseluruhan. Membuat file baru, berarti harus mengerjakan hal yang sama dua kali, tentunya akan menjadi tidak efisien dan akan makan waktu. Belum lagi kalau nanti isinya ternyata tidak sama.
Lalu, apa yang harus dilakukan untuk memberikan atasan laporan yang diminta tanpa terlalu menjadi repot?
Mudah saja. Tim dari Microsoft sudah mengantisipasi hal ini. Oleh karena itu, dalam software mereka untuk spreadsheet, Excel, ada satu fitur yang bisa menjadikan sebuah spreadtsheet menjadi file terpisah.
Caranya ikuti saja langkah-langkah di bawah ini.
Cara Menjadikan Spreadsheet Excel Menjadi File Terpisah
Langkah Pertama :
Buka file dimana spreadsheet yang akan dipisahkan berada. Tekan MENU dan pilih OPEN. Lalu cari file tersebut.
Langkah Kedua :
Pilih tab spreadsheet yang hendak dipisahkan hingga seperti di bawah ini.
Langkah Ketiga :
Klik kanan mouse untuke memunculkan menu.
Pilh menu MOVE/COPY
Langkah Keempat :
Akan keluar dialog box seperti di bawah ini.
Pilih “New Book” . Ini adalah perintah untuk membuat copy atau memindahkan spreadsheet itu ke file baru.
Langkah Kelima :
Lihat ke bagian bawah. Disana ada sebuah kolom dan di sebelahnya ada “Create a Copy” (Buat Salinan).
Kolom ini harus dicentang kalau ingin memindahkan salinan spreadsheet itu. Kalau tidak dicentang, maka spreadsheet yang ada akan dipindahkan dari file asli ke file baru.
Langkah keenam :
Tekan OK.
Sebuah windows baru akan muncul dan didalamnya akan terlihat spreadsheet tadi.
Langkah Ketujuh :
Save as atau Save. Berikan nama baru yang berbeda dengan file asli supaya file aslinya tidak hilang.
Selesai. Setelah itu hanya perlu mengirimkan file laporan khusus bulan tertentu itu ke atasan Anda.
Tidak sulitkan untuk menjadikan spreadshet Exce menjadi file terpisah?
